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推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-11 22:15:28  浏览:9855   来源:法律资料网
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

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河北省人口计生委关于印发《河北省社会抚养费征收和计划生育行政处罚程序》的通知

河北省人口计生委


河北省人口计生委关于印发《河北省社会抚养费征收和计划生育行政处罚程序》的通知

冀人口发[2009]2号


各市人口计生委、各县(市、区)人口计生局:

我省于2003年的9月22日出台了《河北省征收社会抚养费和计划生育行政处罚程序(试行)》(以下简称“《程序(试行)》”),迄今已五年有余,期间全省人口计生部门按照《程序(试行)》规范实施征费和处罚行为,取得了良好的执法效果和法制影响。为了进一步强化依法行政,杜绝不当执法,维护群众合法权益,根据国家、省有关法律法规的要求,对《程序(试行)》进行了修订,修订内容主要包括实行立案在县,强化县级执法责任;征费和处罚文书分开表述,简化整合文书等。现将修订后的《河北省社会抚养费征收和计划生育行政处罚程序》印发给你们,请遵照执行。



二〇〇九年一月十九日

河北省社会抚养费征收和计划生育行政处罚程序

第一章 总则

第一条 为了规范社会抚养费征收和计划生育行政处罚行为,促使计划生育行政执法机关及其工作人员依法行使职权,维护公民、法人或者其他组织的合法权益,根据《中华人民共和国行政处罚法》、《社会抚养费征收管理办法》、《河北省人口与计划生育条例》(以下简称《条例》)及有关法律法规,制定本程序。

第二条 凡依法应当征收社会抚养费或者给予计划生育行政处罚的,均应当遵守本程序。

第三条 征收社会抚养费和计划生育行政处罚应当遵循公开、公正和实事求是的原则,坚持教育与追究法律责任相结合,保障当事人依法享有的陈述权、申辩权,不得因当事人申辩而加重征费或者处罚。

当事人承担的法律责任应当与其违法行为的事实、性质、情节以及社会危害程度相当。

第四条 各级人口和计划生育行政机关应当严格落实行政执法责任制和执法过错责任追究制,因违法实施征费或者处罚给当事人造成损害的,应当依法承担赔偿责任。

第五条 两个以上人口和计划生育行政机关对执法管辖权存在争议的,由其共同的上一级人口和计划生育行政机关按规定指定管辖,禁止出现多头执法或者执法空白。

征收社会抚养费和计划生育行政处罚案件确实需要跨行政区域开展调查、取证等行政行为的,共同的上一级人口和计划生育行政机关应当做好协调工作,相关人口和计划生育行政机关应当积极配合。

第六条 征收社会抚养费和实施计划生育行政处罚应当做到应征尽征,当罚则罚,禁止以任何方式下达或者变相下达征收(处罚)任务。



第二章 征费和处罚的实施主体

第七条 征收社会抚养费,由县级人口和计划生育行政部门做出书面决定;给予计划生育行政处罚,由县级以上人口和计划生育行政部门作出书面决定。

第八条 县级人口和计划生育行政部门实施社会抚养费征收,必要时可以依法委托乡级人民政府或者城市街道办事处实施社会抚养费征收行为,需要委托时,应当制作书面委托书,明确委托权限、时效、依据等必要事项。

委托机关对受委托机关实施的征费行为负责监督,并对该行为的后果承担法律责任。受委托机关应当定期向委托机关报告委托事项的执行情况。

受委托机关应当以委托机关名义实施征费,并不得再委托其他组织或者个人实施征费。

第九条 从事人口和计划生育行政执法和执法监督活动,应当按照《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》等规定取得行政执法证件和行政执法监督检查证件,在实施行政执法和行政执法监督行为时,应当出示相关证件。禁止委托或者指派其他不具有执法资格人员实施人口和计划生育执法行为。

各级人口和计划生育行政部门应当加强对计划生育行政执法和行政执法监督人员的管理和培训。



第三章 征费和处罚的决定程序

第十条 除符合《中华人民共和国行政处罚法》第三十三条规定的行政处罚案件可以适用简易程序外,征收社会抚养费或者给予行政处罚,均应按本章规定程序办理。

第十一条 实施征费或者处罚应当先行立案。立案应当填写立案审批表,经立案机关负责人批准。在呈报立案审批时,应一并附送案源有关材料。

未按前款规定办理立案审批的,视为案件不成立。

第十二条 经立案机关负责人批准立案后,应按以下规定指派具有执法资格的人员进行调查取证:

(一)调查人员不得少于2人;

(二)与案件当事人有利害关系,可能影响案件公正处理的人员不得担任调查取证人员。

(三)调查时应当向被调查人出示行政执法证件;

(四)调查应当坚持全面、客观、公正、合法的原则。

调查应当制作询问笔录,主要适用于询问违法行为嫌疑人。根据案件情况,可以制作取证笔录,主要适用于调取物证和书证等证据。询问笔录、取证笔录经被调查人、证据提供人审阅无异议后,应当在指定位置签名或者盖章。

被调查人及其他证明案件情况的人,可以亲笔或者委托他人代笔书写证词。调查人员不得以威胁、欺骗等非法手段进行调查取证。

第十三条 调取书证应当符合下列要求:
(一)一般应当调取书证的原件,原本、正本和副本均属于书证的原件。调取原件确有困难的,可以调取与原件核对无误的复印件、照片、节录本;
(二)调取由有关部门保管的书证原件的复制件、影印件或者抄录件的,应当注明出处,经该部门核对无异后加盖其印章;
(三)调取报表等书证的,应当附有说明材料;
法律、法规、司法解释和规章对书证的制作形式另有规定的,从其规定。

第十四条 调取物证应当符合下列要求:
(一)一般应当调取物证原物。调取原物确有困难的,可以调取与原物核对无误的复制件或者证明该物证的照片、录像等其他证据;
(二)原物为数量较多的种类物的,调取其中的一部分。
第十五条 调查终结后,应当制作调查处理意见。调查处理意见应对以下事项作出判定:

(一)调查认定的违法事实是否清楚,所收集的证据是

否确凿充分;

(二)处理案件所适用的依据是否正确;

(三)行政处罚案件中,是否违法事实轻微可依法不予

处理;

(四)是否违法事实不成立依法应撤销案件;

(五)是否已构成犯罪应移交司法机关处理。

(六)若违法事实确实存在,如何进行责任认定和处理。

被指定的案件审理人,应当是未参与本案调查的政策法规工作人员;政策法规机构负责人或者政策法规工作人员参与本案调查的,直接由立案机关负责人进行审查。

第十六条 经立案机关负责人同意,拟作出征费或者处罚决定的,在作出征费或者处罚决定前,应当先予实行行政告知,并书面制作告知笔录。

经行政告知后,案件符合下列条件且当事人请求听证的,应当依法举行听证,并制作《听证通知书》、《听证笔录》、《听证报告》:

(一)社会抚养费征收金额超出法定标准最低征收额度50%的;

(二)依法吊销执业证书的;

(三)对从事非经营活动的公民处以五百元以上罚款的;

(四)对从事非经营活动的法人或者其他组织处以五千元以上罚款的;

(五)对从事经营活动的公民处以一千元以上罚款的;

(六)对从事经营活动的法人或者其他经营组织处以一万元以上罚款的。

不实行行政告知、拒绝听取当事人陈述、申辩或者不依法举行听证的,不得作出征费或者处罚决定。

第十七条 行政告知或者听证程序完毕后,当事人对拟作出的案件处理决定无异议或者当事人申辩理由不成立的,经立案处理机关负责人同意,应当制作征收社会抚养费决定书或者计划生育行政处罚决定书,载明以下内容:

(一)作出决定的机关名称及法定代表人姓名、职务;

(二)被征费(处罚)当事人姓名(名称)等基本情况;

(三)征费或者处罚所认定的违法事实及证据;

(四)征费或者处罚所适用的法律、法规或者规章条款;

(五)征费或者处罚的具体内容及标准;

(六)征费或者处罚决定的履行方式和期限;

(七)不服征费或者处罚决定的救济途径;

(八)不履行征费或者处罚决定的法律后果。

征费或者处罚决定书必须加盖作出决定机关的印章,并载明作出征费或者处罚决定的日期。

经行政告知及听证程序,当事人提出新的有效事实及证据的,应当进行补充调查或者重新调查;根据补充或者重新调查结果,提出新的处理意见。

第十八条 征费或者处罚决定书制作完毕后,应当在七日内参照《中华人民共和国民事诉讼法》的有关规定送达当事人,并填写送达回证。

第十九条 在调查取证、送达回执等过程中,需要由当事人签字的,原则上应由当事人亲笔签名;当事人拒签的,可以在文书相应位置做好记录,并由两个以上见证人签字证明。

第二十条 对社会公众人物和国家工作人员的社会抚养费征收决定应当向上一级人口和计划生育行政部门备案。



第四章 征费和处罚的执行

第二十一条 征收社会抚养费决定书或者计划生育行政处罚决定书送达后,当事人在规定期限内不履行征费或者处罚决定的,作出决定的机关可以依法采取以下措施:

(一)逾期不缴纳社会抚养费的,自欠缴之日起每月加收欠缴社会抚养费的千分之二的滞纳金;逾期不缴纳罚款的,每日按罚款数额的百分之三加处罚款;

(二)依法申请人民法院强制执行。

依法申请人民法院强制执行的,应当制作强制执行申请书。

第二十二条 当事人一次性缴纳社会抚养费确有实际困难的,应当自收到征费决定书之日起三十日内向作出征收决定的县级人民政府人口和计划生育行政部门提出分期缴纳的书面申请,并同时提供以下单位出具的证明其上一年实际经济收入总额的材料:

(一)属于国家机关工作人员、企事业单位职工的,由其所在单位出具;

(二)属于民营企业经营者或者个体劳动者的,由其经营所在地的税务部门出具;

(三)属于城镇无业居民的,由其所在地的居民委员会出具;

(四)属于农村居民的,由其所在地的村民委员会出具。

自收到当事人申请之日起三十日内,征费决定机关经审查应当作出是否批准的决定。

第二十三条 征费决定机关或者受委托机关代收代缴社会抚养费的,应当自收到社会抚养费之日起四个工作日内将社会抚养费缴入指定的金融机构。

收到费款或者罚款后,收费(款)单位应当向当事人出具省级财政部门统一印制的征费(罚款)票据。

第二十四条 当事人对处理决定不服依法申请行政复议或者提起行政诉讼的,行政复议或者行政诉讼期间,征费或者处罚决定不停止执行。但有下列情形之一的,停止执行:

1、作出征收(处罚)决定的机关认为需要停止执行的。
  2、复议(审判)机关决定停止执行的。
  3、其他依法应当停止执行的。

第二十五条 当事人是国家工作人员或者职工,应当给予行政处分或者纪律处分的,由征费或者处罚决定机关向有关部门提出处分建议。

第二十六条 社会抚养费征收案件应当在村级政务公开栏中公示。当事人已足额缴纳社会抚养费并按规定落实节育措施和行政(纪律)处分的,在其单位张榜公布十日无异议后,由征费决定机关发给其《河北省政策外生育结论证》。

当事人履行计划生育行政处罚责任完毕后,处理机关应向其出具《河北省计划生育行政处罚结论证》。

第二十七条 征费(处罚)程序结束后,应将全部有效执法文书、相关资料证明等收集制作执法案卷,做到一案一卷、标准规范、逻辑合理、有机统一。

第二十八条 人口和计划生育行政执法人员实施社会抚养费征收和计划生育行政处罚行为应当依据有关法律法规和本程序严格执行。有下列行为之一的,属于程序违法,应当依法追究责任人的责任,并视情节轻重和社会影响,给予行政处分:

1、不具备执法资格的人员执法的;

2、在执法环节、执法步骤、文书式样、文书填写等方面未按照本程序规定执行的;

3、超过有关法定时效实施执法行为的;

4、其他违反程序规定的。

第五章 附则

第二十九条 本程序自二〇〇九年三月一日起施行。二〇〇三年九月二十二日印发的《河北省征收社会抚养费和计划生育行政处罚程序(试行)》同时废止。

附件:1、征收社会抚养费文书

2、实施计划生育行政处罚文书

http://www.hebrkjsw.gov.cn/xinxi/file/2009213/2009213936360.doc

关于2010年度注册咨询工程师(投资)执业资格考试合格标准有关问题的通知

人力资源和社会保障部


关于2010年度注册咨询工程师(投资)执业资格考试合格标准有关问题的通知

人社厅发〔2010〕54号


各省、自治区、直辖市人力资源社会保障厅(局),新疆生产建设兵团人事局、劳动保障局:

  根据2010年度注册咨询工程师(投资)执业资格考试数据统计分析,经商发展改革委有关部门,现将考试合格标准有关问题通知如下:

  一、合格标准。工程咨询概论、宏观经济政策与发展规划、工程项目组织与管理、项目决策分析与评价、现代咨询方法与实务5个科目的合格标准均为78分(试卷满分均为130分)。

  二、请各地按上述合格标准对考试人员成绩进行复核,确认无误后,与我部人事考试中心核对相关数据,并按附表要求逐项填写,于7月10日前送我部专业技术人员管理司备案,备案数据作为发放资格证书的依据。

  三、按照有关文件精神,请及时向社会公布考试合格标准,并抓紧做好资格证书发放及考试后期的各项工作。

  







二○一○年六月十日







来源:人力资源和社会保障部 2010年6月11日




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